Przekazanie dokumentów do biura rachunkowego nie oznacza, że pozbywamy się odpowiedzialności. Wielu przedsiębiorców mylnie sądzi, że podpisanie umowy przenosi wszystkie ryzyka na księgową. Prawda jest taka, że prawo jasno rozdziela to, za co odpowiadamy przed państwem, od tego, za co możemy domagać się odszkodowania od biura. Poniżej wyjaśniamy zasady tej odpowiedzialności w prosty i praktyczny sposób.
Czy organ skarbowy obciąży biuro rachunkowe za niezapłacony podatek i odsetki firmy?
Nie, urząd skarbowy zawsze pociąga do odpowiedzialności samego podatnika, a ewentualny zwrot kosztów od księgowej to odrębna sprawa cywilna. Zgodnie z Ordynacją podatkową, przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem za podatki firmy. Urzędu nie interesuje, czy błąd popełnił wadliwy program, czy zmęczony pracownik biura, który błędnie odliczył VAT. Urząd po prostu egzekwuje dług od firmy. Dopiero po zapłaceniu zaległości i nałożonych kar, przedsiębiorca może zażądać odszkodowania od biura rachunkowego na podstawie Kodeksu cywilnego. Musi jednak bezspornie udowodnić, że biuro nienależycie wykonało swoje obowiązki i to bezpośrednio doprowadziło do finansowej straty.
Czy księgowa uniknie kary za przestępstwa skarbowe i wadliwe prowadzenie ksiąg?
Nie, księgowa może osobiście odpowiedzieć za swoje błędy na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. Jeśli z podpisanej umowy wynika, że to ona faktycznie zajmuje się sprawami finansowymi firmy, urząd może ją ukarać za przestępstwa lub wykroczenia skarbowe. Kary grożą na przykład za wadliwe lub niezgodne z prawdą prowadzenie ksiąg, a grzywny nakładane przez sądy mogą być bardzo dotkliwe. Co ważne, pociągnięcie do odpowiedzialności nie zawsze wymaga udowodnienia celowego działania. Czasami wystarczy zwykłe niedbalstwo i nieumyślny błąd pracownika. W praktyce zazwyczaj karani są właściciele biur lub główne księgowe podejmujące decyzje, a nie szeregowi pracownicy wprowadzający dane do systemu.
Czy polisa OC biura rachunkowego pokrywa szkody wyrządzone przedsiębiorcy?
Nie, obowiązkowe ubezpieczenie biura (polisa OC) ma bardzo wąski zakres i nie chroni przed skutkami wielu powszechnych błędów. Ustawowy obowiązek posiadania polisy dotyczy tylko tych biur, które prowadzą tzw. pełną księgowość. Oznacza to, że podstawowe OC często nie obejmuje pomyłek w uproszczonej księgowości (KPiR, ryczałt) oraz w rozliczeniach kadr i płac. Jeśli księgowa błędnie naliczy składki ZUS, podstawowy ubezpieczyciel odmówi wypłaty. Ponadto minimalna kwota ubezpieczenia to zaledwie 10 tysięcy euro, co przy dzisiejszych realiach często nie wystarcza nawet na pokrycie samych odsetek z urzędu skarbowego. Z tego powodu przedsiębiorca powinien zawsze weryfikować, czy biuro wykupiło dobrowolne, rozszerzone ubezpieczenie.
Czy umowa z księgową zdejmuje odpowiedzialność za błędy?
Nie, jeśli klient dostarcza złej jakości dokumenty lub robi to z opóźnieniem, biuro rachunkowe nie ponosi winy za wynikłe z tego błędy. Odpowiedzialność księgowego opiera się na umowie, która precyzyjnie dzieli obowiązki obu stron. Jeśli przedsiębiorca przesyła faktury po umówionym terminie, zataja istotne informacje podatkowe lub przekazuje sfałszowane dowody zakupu, biuro zostaje zwolnione z obowiązku naprawienia szkody. Warto jednak wiedzieć, że umowy całkowicie zwalniające biuro z odpowiedzialności, nawet w przypadku rażącego błędu księgowej, są z mocy prawa nieważne, ponieważ stanowią tak zwane klauzule niedozwolone.
Czy można dochodzić odszkodowania od biura rachunkowego przed sądem?
Tak, przedsiębiorca ma szanse na wygraną w sądzie, o ile zgromadzi twarde dowody na konkretne zaniedbania biura. Kluczowe jest wykazanie, że usługodawca nie dotrzymał umowy, co bezpośrednio spowodowało mierzalną stratę. Znane są przypadki z sal sądowych, w których powtarzające się błędy w konfiguracji programu księgowego doprowadzały do gigantycznych kar z urzędu celno-skarbowego. Gdy poszkodowany udowodnił, że sam dostarczał dokumentację na czas, sąd bez wahania nakazał ubezpieczycielowi biura zwrot odsetek i kosztów nałożonych na przedsiębiorcę. Co korzystne, wypłacone w ten sposób odszkodowanie nie jest traktowane jako nowy przychód i nie trzeba od niego odprowadzać kolejnego podatku dochodowego. Podejrzewasz błąd księgowej lub grozi Ci kara z urzędu? Umów się na poradę prawną – przeanalizujemy Twoją sytuację.
Autor: adwokat Aleksandra Naróg, Redakcja: Aleksandra Szlacheta-Woźniczak
FAQ – odpowiedzialność biura rachunkowego
Czy główna kwota zaległego podatku stanowi szkodę podlegającą zwrotowi od księgowej?
Nie, sama kwota zaległego podatku nie jest szkodą, ponieważ przedsiębiorca i tak musiałby ten podatek zapłacić państwu, gdyby od początku wszystko rozliczono poprawnie. Prawdziwą szkodą, której zwrotu można żądać od biura rachunkowego, są narosłe z winy księgowej odsetki za zwłokę, kary nałożone przez urząd, dodatkowe koszty pomocy prawnej oraz ewentualne utracone ulgi podatkowe.
Czy biuro rachunkowe może złożyć czynny żal w imieniu klienta?
Tak, pracownik biura rachunkowego może złożyć w imieniu klienta czynny żal, posługując się swoim podpisem elektronicznym i pełnomocnictwem. Jest to szczególnie wskazane, gdy wina za uchybienie, na przykład opóźnienie w wysyłce ważnej deklaracji, leży wyłącznie po stronie księgowości.
Czy roszczenie odszkodowawcze wobec księgowej ulega szybkiemu przedawnieniu?
Tak, tego typu roszczenia biznesowe przedawniają się zaledwie po trzech latach, ponieważ są traktowane jako sprawy ściśle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Bieg tego czasu liczy się zazwyczaj od momentu, w którym klient dowie się o błędzie i o tym, kto go popełnił, a koniec terminu na złożenie pozwu przypada zawsze na ostatni dzień roku kalendarzowego.
